Praca w zespole nie zawsze bywa łatwa, czasami musimy nastawić się na problemy z organizacją pracy czy osobiste sympatie LUB antypatie. Bardzo ważną kwestią podczas pracy zespołowej jest umiejętność właściwego komunikowania. Dzięki płynnej wymianie zdań, jesteśmy w stanie lepiej dopasować poszczególne zadania, szybciej zidentyfikować pojawiające się problemy czy zmotywować grupę. Jednym z aspektów, które poprawiają komunikację jest aktywne słuchanie. Osoba, która posiada tę umiejętność jest nie tylko dobrze postrzegana, ale także często umie wyciągać właściwe wnioski, co jest bardzo pomocne w efektywnej pracy. Czym więc jest aktywne słuchanie i jak je wykorzystać na potrzeby wspólnie pracującego zespołu?
Spis treści:
- Co to jest aktywne słuchanie i na czym to polega?
- Jakie są korzyści aktywnego słuchania?
- Techniki aktywnego słuchania
- 4 elementy efektywnej komunikacji w zespole
- Jak poprawić komunikację w firmie?
Co to jest aktywne słuchanie i na czym to polega?
Aktywne słuchanie to umiejętność przyjmowania informacji, poglądów, opinii innych osób z pełnym szacunkiem i brakiem moralizowania, krytykowania, wydawania własnych osądów. Podczas gdy jedna osoba mówi powinniśmy też nauczyć się, że nie można jej przeszkadzać, przerywać, wtrącać się. Aktywne słuchanie to również zdolność do zadawania właściwych pytań we właściwym czasie. Dzięki temu rozmówca ma świadomość, że uważnie go słuchaliśmy. Na aktywne słuchanie składają się następujące czynniki:
- utrzymywanie komfortowego kontaktu wzrokowego z rozmówcą;
- używanie zwrotów, gestów zachęcających do dalszego mówienia;
- powtarzanie najważniejszych wniosków, puent, wartości przedstawionych w wypowiedziach własnymi słowami;
- empatia wobec rozmówcy, próba wczucia się w jego sytuację;
- używanie odpowiednich gestów, mimiki, adekwatne wyrażanie emocji np. śmiechu.
Jakie są korzyści aktywnego słuchania?
Aktywne słuchanie sprawia, że zyskujemy więź z pozostałymi członkami zespołu. Każdy z nas lubi czuć, że jest słuchany, a wypowiadane słowa nie pozostaną zbagatelizowane. Dzięki umiejętności efektywnego słuchania zyskujemy sympatię i poważanie. Oprócz tego łatwiej też jest nam wyciągać właściwe wnioski i zyskiwać informacje, które rzeczywiście są nam potrzebne. Umiejętne słuchanie sprawia, że zostajemy obdarzeni większym zaufaniem, a nasi rozmówcy czują się dobrze w naszym towarzystwie.
Techniki aktywnego słuchania
Istnieje kilka technik, które pomagają w aktywnym i efektywnym słuchaniu. Należą do nich:
- potwierdzanie słów rozmówcy poprzez odpowiednie gesty i mimikę, np. kiwanie głową;
- dopasowanie się do rozmówcy ? przyjęcie podobnej postawy, tempa i głośności głosu, słownictwa;
- aprobata słów i poglądów np. poprzez słowa: ?też tak myślę??, ?Na twoim miejscu zrobiłbym tak samo??, oczywiście jedynie wtedy, gdy naprawdę tak myślimy;
- parafrazowanie słów poprzez sformułowania takie jak: ?Czyli chciałeś powiedzieć, że??, ?W takim razie rozumiem, że??;
- klasyfikowanie ważności poglądów odbiorcy mówiąc np.: ?Widzę, że najchętniej wybrał byś??, ?A którą sprawę według Ciebie trzeba rozwiązać najpierw??;
- naśladowanie ? powtarzanie słów i gestów.
4 elementy efektywnej komunikacji w zespole
- Jasne i precyzyjne komunikaty – aby zostać zrozumianym najlepiej jest wyrażać swoje myśli w klarowny i zwięzły sposób. Należy unikać rozbudowanych zdań i ciągnących się monologów, szczególnie jeśli mamy do zrealizowania konkretne polecenie.
- Określenie celu komunikacji – zanim zaczniemy rozmawiać z całym zespołem powinniśmy zdać sobie sprawę, jaki jest cel naszej wypowiedzi i co chcemy dzięki niej osiągnąć.
- Właściwa informacja zwrotna ? informacja zwrotna powinna dotyczyć nadawcy komunikatu, ale przedstawiać sytuację w jakiej się znaleźliśmy np. ?Było mi bardzo trudno prowadzić to spotkanie bez Ciebie?, ?myślałem, że to nasz wspólny pomysł?. Informacja zwrotna pomaga dowiedzieć się, jak nasze zachowania czy słowa odbierają inne osoby.
- Komunikacja niewerbalna ? mowa ciała to bardzo ważny element komunikacji. Oprócz tego co słyszymy, docierają do nas także bodźce rejestrowane przez zmysł wzroku. Szybko możemy ocenić czy rozmówca rzeczywiście się z nami zgadza, czy czuje dezaprobatę, a może ironizuje. Używajmy więc właściwych gestów zarówno jako słuchacz jak i nadawca komunikatu.
Jak poprawić komunikację w firmie?
Jednym ze sposobów na poprawę komunikacji w firmie jest zapewnienie wszystkim członkom zespołu swobody wypowiedzi i nieskrępowanej możliwości wyrażania własnej opinii. Dzięki temu każda osoba poczuje, że jej opinia jest ważna, a także będzie miała możliwość lepszego poznania swoich współpracowników. Tematy rozmów mogą dotyczyć tematów zupełnie niezwiązanych z pracą. To pozwoli na poznanie punktów widzenia innych osób i lepszą integrację. Kolejnym sposobem jest zorganizowanie burzy mózgów wokół interesującego tematu. Szybkie rzucanie pomysłów uwalnia kreatywność, która przyda się podczas realizacji zadań w firmie. Równie dobrym pomysłem jest postawienie na zespołowy coaching. Profesjonalista będzie umiał zidentyfikować problemy, jakie funkcjonują wewnątrz zespołu, nakreślić najwłaściwszy sposób komunikowania. Coaching zespołowy prowadzony przez Pana Tomasza Wanowicza pozwoli na zbudowanie silnego i efektywnego zespołu, który będzie sobie ufał i wzajemnie się motywował. Sesje coachingowe to bardzo dobry sposób na wspólne spędzenie czasu także poza pracą.
Umiejętność słuchania to bardzo ważna kwestia zarówno na polu zawodowym, jak i prywatnym. Przydaje się zarówno w kontaktach międzyludzkich, np. podczas rozwiązywania się pojawiających problemów czy nawarstwiających wątpliwości. Warto nauczyć się aktywnego słuchania, które po pewnym czasie stanie się pozytywnym nawykiem.
